Cómo migrar de Excel a un programa de facturación: guía paso a paso

Verificado el 05/08/2026.

Si facturas con una plantilla de Excel o de Word, en algún momento antes de tu fecha vas a tener que cambiar. La pregunta "¿me obliga la norma a dejar el Excel?" la respondemos en ¿puedo seguir facturando con Excel o Word?. Esta guía responde a la siguiente: cómo se hace el cambio sin liarla — el histórico, la numeración, el momento y los errores que salen caros.

Antes de nada: tu fecha

Base: disposición final cuarta del RD 1007/2023, en la redacción dada por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre. ¿Dudas sobre en qué grupo estás? Test de 2 minutos.

Antes de esa fecha no hay obligación: la propia AEAT describe el periodo previo a la entrada en vigor como un periodo de pruebas. Eso juega a tu favor — puedes migrar con calma y volver atrás si el programa no te convence.

El error que casi nadie ve venir: "me quedo el Excel como borrador"

Es la solución que a mucha gente le parece obvia: preparo la factura en mi Excel de siempre y luego la paso al programa nuevo. Cuidado. La AEAT ya se ha pronunciado sobre los sistemas de pre-facturación (borradores y proformas), y su criterio es exigente.

Lo que dice: los requisitos de trazabilidad del artículo 29.2.j) de la LGT determinan que el sistema que genera prefacturas, borradores o proformas sin validez fiscal debe estar vinculado indefectiblemente al sistema de emisión de facturas, formando una unidad. Y añade, literalmente, que "no sería legal y sería susceptible de sanción, el uso de sistemas que generen documentos preparatorios de facturas o de facturas simplificadas, sin que el sistema informático mismo disponga de elementos de control para la conservación de tales documentos preparatorios de forma debidamente vinculada a las facturas o a los registros de facturación que finalmente se emitan".

Traducido: un Excel suelto en tu escritorio, del que copias datos a mano al programa de facturación, no cumple esa vinculación. La migración es migración completa, no un apaño a medias. Si necesitas presupuestos o proformas, úsalos dentro del propio programa — casi todos los del mercado los llevan.

Paso 1 — Ordena lo que ya tienes (antes de tocar nada)

Haz inventario de tu Excel actual. Necesitas saber exactamente:

Paso 2 — Qué hacer con el histórico de facturas

Aquí hay dos ideas que se confunden constantemente. No es lo mismo la factura que el registro de facturación. La AEAT lo señala expresamente: son productos distintos regulados por normativa distinta.

• Tus facturas de Excel de años anteriores son facturas. Su conservación se rige por el artículo 19.1 del Reglamento de obligaciones de facturación (RD 1619/2012).
• Los registros de facturación son los ficheros que generará tu programa nuevo por cada factura, a partir de tu fecha. Antes de esa fecha, con Excel, simplemente no existen.

Conclusión práctica: no tienes que "meter" tu histórico de Excel en el programa nuevo. Ningún precepto lo exige. Lo que sí tienes que hacer es conservarlo.

¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?

La AEAT no da una cifra única, y conviene decirlo tal cual. Su respuesta oficial es que el plazo "depende de la operación de que se trate y las circunstancias que concurran, pudiendo oscilar entre un mínimo de 4 años a partir del plazo de presentación de la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo que aplique a dicha factura hasta más de 10 años en algunos casos".

Si tienes dudas sobre tu caso concreto, es una pregunta para tu asesor, no para un artículo. Regla segura: guarda copia de todo, en dos sitios.

Paso 3 — Elige el programa (y comprueba una sola cosa)

No existe una lista oficial de programas homologados por la AEAT: el sistema funciona por declaración responsable del fabricante. Lo explicamos en ¿existe una lista de software homologado?.

Lo único que debes verificar antes de pagar nada: que el fabricante declare por escrito que su producto cumple el reglamento, y en qué versión. En nuestro directorio de software marcamos qué fabricantes tienen declaración responsable pública.

Según tu perfil, tenemos comparativas específicas:

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Si facturas muy poco, existe además la aplicación gratuita de la AEAT — con límites importantes que analizamos en su análisis.

Paso 4 — La numeración: cómo no romper la serie

La regla es del Reglamento de obligaciones de facturación (art. 6.1.a) RD 1619/2012): la numeración dentro de cada serie será correlativa. Y el mismo artículo permite expedir facturas en series separadas cuando existan razones que lo justifiquen, mencionando entre otros supuestos varios establecimientos u operaciones de distinta naturaleza.

Dos formas razonables de plantearlo:

La opción más simple y menos discutible es hacer el cambio coincidir con el inicio de un ejercicio o de un mes, y continuar la numeración. Lo que no debes hacer nunca es dejar huecos ni repetir números.

Nota honesta: no hemos localizado un criterio específico de la AEAT sobre el tratamiento de la serie exactamente en el momento del cambio de sistema por causa de este reglamento. Pendiente de criterio de la AEAT. Lo anterior se apoya en las reglas generales del reglamento de facturación, que siguen vigentes.

Paso 5 — Configura y haz una prueba real

Antes de emitir la primera factura de verdad:

1. Datos fiscales: NIF, denominación, domicilio. Un error aquí se arrastra a todas las facturas.
2. Tipos de IVA y, si procede, retención de IRPF y recargo de equivalencia.
3. Numeración y series según el paso 4.
4. Modalidad: si el programa te deja elegir entre VERI*FACTU (envío de cada registro a la AEAT) y no verificable, entiende la diferencia — te la contamos en la guía maestra.
5. Emite una factura de prueba y mira que salga el código QR y, si trabajas en modalidad VERI*FACTU, la frase correspondiente. Cómo debe ser exactamente ese QR lo detallamos en el QR de la factura.

Paso 6 — Copias de seguridad: lo que la AEAT considera buena práctica

Si tu programa funciona en modalidad VERI*FACTU, no estás obligado a conservar los registros de facturación: se remiten a la Agencia Tributaria y obran en su poder.

Si funciona como sistema de emisión de facturas no verificables, la responsabilidad de conservar es tuya. Y la AEAT es clara sobre de quién es la carga: el obligado "es responsable de asegurarse de que conserva durante el plazo previsto para tal fin los RF generados, incluso aunque haya dejado de usar el SIF que los generó". Añade que es "muy recomendable –y se considera una buena práctica– que el OEF exporte frecuentemente los RF generados por el SIF y los conserve de forma redundante en un sitio seguro".

Dicho en plano: si un día te das de baja del programa, la obligación de tener esos registros sigue siendo tuya. Exporta con regularidad. Todo sistema no verificable está obligado a ofrecer una función de exportación — y una copia de seguridad no cuenta como exportación a estos efectos, según la propia AEAT.

Paso 7 — Cierra el Excel bien cerrado

Cuando ya factures con el programa nuevo, el Excel deja de emitir. Sobre qué hacer con el software antiguo, la AEAT ha publicado un criterio útil: conservar un programa antiguo solo para consultar histórico puede no vulnerar la normativa, siempre que ya no pueda expedir facturas (desinstalado o bloqueado), y señala como opción más aconsejable exportar los registros y prescindir del programa. Lo desarrollamos en ¿qué pasa si no cumplo VeriFactu?.

Con Excel el caso es más sencillo: no es un programa de facturación certificable, así que lo que queda es un archivo de documentos. Guárdalo como archivo (en PDF y en su formato original), fuera del flujo de trabajo diario, y deja de usarlo para emitir.

Calendario recomendado (si tu fecha es el 1 de julio de 2027)

Dejarlo para junio de 2027 es el error clásico: es cuando el soporte de todos los fabricantes estará saturado.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que pasar mis facturas antiguas al programa nuevo? No hay ninguna obligación de hacerlo. Sí la hay de conservarlas. Muchos programas permiten importar clientes por CSV, que es la parte que de verdad ahorra tiempo.

¿Puedo seguir usando Excel para mi contabilidad interna? El reglamento afecta a los sistemas usados para expedir facturas. Un Excel de control interno que no expide facturas queda fuera de su ámbito. Ojo con la frontera de los borradores y proformas: ver más arriba.

Facturo cinco veces al año. ¿También yo? El reglamento no fija umbrales de facturación. Lo que decide es si estás entre los obligados y si usas un programa para facturar. Con muy pocas facturas, la app gratuita de la AEAT puede bastarte.

¿Y si mi actividad es comercio u hostelería con TPV? El TPV entra también: los tickets son facturas simplificadas. Guías específicas de comercio y hostelería.

Estoy en el País Vasco o Navarra. Rigen sistemas forales propios. Ver VeriFactu en País Vasco y Navarra.

→ Test: ¿estoy obligado y desde cuándo? · Directorio de software · Guía maestra VeriFactu

Fuentes oficiales: Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (RRSIF), arts. 3, 7 y 8 y disposición final cuarta, en su redacción vigente tras el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre · Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, arts. 6.1.a) y 19.1 · Ley 58/2003, General Tributaria, arts. 29.2.j), 66 y 66 bis · Ley 37/1992 del IVA, arts. 140 sexies y 165 · Sede electrónica de la AEAT, Preguntas frecuentes sobre Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU, apartados "Características y requisitos de los SIF: integridad e inalterabilidad" y "Características y requisitos de los SIF: conservación, accesibilidad y legibilidad" (actualizadas a 21 de julio de 2026).

Contenido puramente informativo. No constituye asesoramiento fiscal ni legal. Los plazos de conservación dependen de cada operación y circunstancia; los puntos señalados como pendientes de criterio no deben interpretarse en ningún sentido. Verificado el 05/08/2026.